Digitale Schichtplanung

Im 21. Jahrhundert nutzen immer mehr Unternehmen digitale Lösungen, um die Effizienz in ihrem Unternehmen zu steigern. Das ist auch zwingend nötig, wenn man auf einem globalen Markt bestehen möchte. Ein wichtiger Bereich, der digitalisiert werden muss, ist die Schichtplanung.

Im November 2015 veröffentlichte der Anbieter für Marktinformationen International Data Corporation (IDC) seine Prognose für die ITK-Branche im Jahr 2016. Demnach sollen sich Unternehmen in den nächsten Jahren verstärkt mit der digitalen Transformation beschaffen. Ein Schwerpunkt der Transformation soll nach Ansicht von IDC der Bereich Daten sein. Ziel wird es sein, Datenströme zum und ausgehend vom Unternehmen passend zu nutzen. Eine solche Implementierung ist im Bereich Schichtplanung überlegenswert. In vielen Unternehmen regiert nach wie vor das Blatt Papier, auf dem Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Vor 100 Jahren mag es keine Alternativen gegeben haben, heute ist es aber möglich, das Blatt Papier durch eine digitale Version zu ersetzen.

Die Digitale Personaleinsatzplanung etablieren

Die Schichtarbeit gehört für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter zum Alltag. Nur noch rund 15 Prozent aller Arbeitnehmer arbeiten werktags zu denselben Zeiten^[1]. Je größer eine Firma ist, desto größer ist die Chance, dass die Angestellten in Schichten arbeiten.

Es gibt viele Gründe für die Einführung oder das Ausweiten der Schichtarbeit: In einigen Fällen handelt es sich um prozesstechnische Gründe, beispielsweise rentiert es sich nicht, die Maschinen abzuschalten. In anderen Situationen handelt es sich um wirtschaftliche Gründe, zum Beispiel expandiert das Unternehmen.

Für die Firma steht eines fest: Sie muss zu jeder Zeit einen Überblick über die Schichtarbeiter haben. Je größer der Betrieb, desto schwieriger wird das Unterfangen, wenn die Daten nicht digital erfasst werden. Die eurodata AG hat eine Lösung für die digitale Personaleinsatzplanung geschaffen, mit der Schichtpläne auf Papier der Vergangenheit angehören. Mithilfe der Software erhalten Unternehmer einen Überblick über die Schichten, können die Kosten kalkulieren, Aufgaben verteilen und mit ihren Mitarbeitern effizient über eine Smartphone-App kommunizieren.

Arbeitszeiten und Pausen sekundengenau erfassen

In großen Unternehmen gibt es hunderte Menschen, die zu verschiedenen Zeitpunkten arbeiten und zwischendurch eine Pause einlegen. Wer diese Pausen und Arbeitszeiten auf Papier festhält, läuft Gefahr, dass die eine oder andere Auszeit vergessen wird. Das muss nicht immer absichtlich geschehen, auch Mitarbeiter sind Menschen, die kleine Tätigkeiten wie diese vergessen können.

Für Angestellte ist die Zeiterfassung auf Papier eine mühselige Arbeit. Aus diesem Grund sollten Unternehmen in die Digitalisierung investieren und ihnen diese Arbeit abnehmen. Folgende Möglichkeiten gibt es:

• Stempeluhr in einer Smartphone-, Tablet-App oder Desktop-App
• manuelle Eingabe durch den Mitarbeiter
• Eingabe des Unternehmers

Die erste Lösung ist für Mitarbeiter besonders einfach. Über ihr Smartphone können sie Pausen – zum Beispiel zum Rauchen – innerhalb von Sekunden vermerken.

Sensible Daten müssen geschützt werden

Durch die Digitalisierung der Arbeitszeit steuert der Mitarbeiter aktiv seine Lohnabrechnung. Alle Daten werden auf einem Server oder in der Cloud gespeichert. Die Abwesenheit wird nicht länger in einem dicken Ordner dokumentiert, sondern dem zuständigen Chef übersichtlich dargestellt. Über sein Dashboard sieht er alle Abwesenheiten und kann Schichten sowie Aufgaben entsprechend planen.

Einen kleinen Nachteil hat die Digitalisierung: Die sensiblen Personaldaten und -dokumente erfordern einen korrekten Umgang. Das wird nur dann zu einem Nachteil, wenn das Unternehmen die Digitalisierung falsch implementiert. Moderne Lösungen setzen auf den Serverstandort Deutschland. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Rechenzentren nach dem Standard ISO/IEC 27001 zertifiziert sind.

Das Thema Datenschutz ist angesichts der Nachrichten in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, insbesondere für Unternehmen. Die korrekte Implementierung digitaler Lösungen ist aus dem Grund wichtig, weil Betriebe in diesem Bereich leicht angreifbar sind, wenn das von ihnen verwendete System Lücken aufweist. Laut dem Branchenverband bitkom wurde jedes zweite deutsche Unternehmen in den vergangenen Jahren Opfer eines digitalen Angriffs, sei es Datendiebstahl, Sabotage oder Wirtschaftsspionage.

Trotz der Vorteile sehen viele kleinere Unternehmen die Implementierung einer digitalen Schichtplanung sowie anderen Lösungen als nicht gerechtfertigt an. Tatsächlich sind die Kosten für die Digitalisierung nicht zu ignorieren, jedoch rentieren sie sich, je früher sie getätigt werden. Die frühzeitige Digitalisierung lehrt Unternehmen, mit ihren Daten korrekt umzugehen. Das beschleunigt den Prozess – und davon profitiert der Betrieb langfristig.

Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten

Von der Digitalisierung der Schichtplanung sind Mitarbeiter direkt betroffen. Aufgabe des Unternehmens ist es, die Angestellten frühzeitig über die Änderung zu informieren und ihm Rahmen einer Schulung die Neuerungen zu erklären. Angesichts der wachsenden Verbreitung von Smartphones sollten viele Mitarbeiter mit einem solchen Gerät ausgestattet sein, sodass sie damit umgehen können. Die Nutzung einer App für die Stempeluhr sollte in den meisten Fällen kein Problem darstellen. Dennoch müssen Unternehmen in der Umstiegsphase dafür sorgen, dass die Mitarbeiter mit der Neuerung zurechtkommen und keine Probleme auftreten. Innerhalb von Wochen sollten sich alle Mitarbeiter an ihre digitale Stempeluhr gewöhnt haben und von ihrer Einfachheit überzeugt sein.

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