eMails planen und bewältigen

Jeder kennt wahrscheinlich die Situation, in dem man gerade dabei ist etwas Wichtiges zu erledigen und just in diesem Moment trudelt eine eMail ein. Im Glauben es könnte etwas Wichtiges sein, öffnet man die eMail und stellt dann meistens fest, dass man sich umsonst von seiner Arbeit hat ablenken lassen.

Newsletter, Links und Witze von „Freunden“ oder andere Unwichtigkeiten nehmen dabei den Großteil der ankommenden ePost ein. Der folgende Beitrag enthält einige Tipps, wie Sie die eMail-Flut effektiver bewältigen können.

Ordner anlegen

Alle modernen Mailprogramme, egal ob fest installiert oder webbasiert, verfügen heute über Filterfunktionen. Machen Sie sich mit diesen vertraut und filtern Sie ankommende eMails direkt in bestimmte Ordner. Zur Auswahl stehen zum Beispiel, ob die eMail nach bestimmten Wörtern (z.B. „Rechnung“, „Angebot“, „Newsletter“) oder nach bestimmten Adressen (persönliche und Arbeits-eMails) sortiert werden soll. Legen Sie die Ordner so an, dass sie am besten zur Struktur ihres Arbeitsprozesses passen.

Feste eMail-Zeit einplanen

Bei den meisten poppt jedesmal ein Fenster auf oder ertönt ein akustisches Signal, wenn eine neue eMail eingetroffen ist. Schalten Sie diese Funktion ab oder schließen Sie ihr eMail-Programm ganz. So werden Sie nicht jedesmal aus ihrem Arbeitsrhythmus gerissen und in Versuchung geraten, den eMail-Eingang sofort zu kontrollieren. Planen Sie lieber 2 bis 3 Zeiten in ihrem Tag ein, in denen Sie gezielt eMails lesen und beantworten.

Selbst die Anzahl der eMails gering halten

Sie können ihre Kollegen und Freunde dabei unterstützen den eigenen Posteingang leer zu halten, in dem Sie nur die eMails an Andere versenden, die Sie auch für wirklich wichtig halten.

Automatische Abwesenheitsmeldung nutzen

Sind Sie für ein paar Tage mal nicht per eMail erreichbar, dann nutzen Sie die Möglichkeit die automatische Abwesenheitsmeldung in ihrem eMail-Klienten zu aktivieren. So werden die Absender benachrichtigt und Sie ersparen sich eMails, indem Sie gefragt werden, warum Sie nicht antworten.

Die eMail-Ordner regelmäßig entmisten

Wie ihren Schreibtisch sollten Sie auch ihren eMail-Klienten regelmäßig ausmisten und alle beantworteten Mails und abgeschlossene Projekte löschen oder in einen „Erledigt“-Ordner verschieben. So behalten Sie immer den Überblick.